Comment recruter un Assistant Administratif et Commercial ?

Le guide complet pour transformer votre gestion opérationnelle

Recruter un assistant administratif et commercial, c’est bien plus que remplir un bureau vide. C’est dénicher le véritable couteau-suisse de votre organisation, capable de sécuriser vos flux administratifs tout en boostant votre force de vente. Ce profil hybride occupe une position pivot, à la confluence de la rigueur de gestion et de l’agilité commerciale.

Pour réussir cette mission, une approche structurée est indispensable pour éviter les erreurs de casting coûteuses.

Cet article s’adresse aux dirigeants, responsables RH et managers qui souhaitent professionnaliser leur processus de recrutement. Nous allons décortiquer ensemble les 7 étapes clés pour attirer, évaluer et intégrer ce talent indispensable.

Définir précisément le besoin de l’entreprise

Analyser vos enjeux avant de lancer la recherche

Avant même de rédiger votre annonce, vous devez réaliser une immersion interne pour comprendre vos besoins réels. L’assistant administratif et commercial peut intervenir sur un spectre de missions très large, allant de la gestion des fournisseurs au suivi des dossiers clients. Identifiez clairement la répartition du temps de travail entre le pôle administratif et le support commercial.

Prenez le temps d’analyser votre contexte spécifique : la taille de votre structure et vos outils actuels influencent le profil idéal. Un candidat à l’aise dans une PME multi-sites ne sera pas forcément performant dans une start-up en hyper-croissance.

Listez également tous les interlocuteurs clés avec lesquels la future recrue devra interagir au quotidien.

L’exemple de Edonia illustre parfaitement cette nécessité de finesse stratégique : dans le secteur ultra-réglementé de l’agroalimentaire, recruter leur tout premier Sales représentait un défi complexe. Après deux mois de recherches infructueuses avec un autre cabinet, ils ont fait confiance à Lity pour débloquer la situation. En seulement quatre semaines, nous avons identifié le talent prêt à prendre le pari de la startup, tout en conseillant les dirigeants sur les leviers d’attractivité indispensables pour conclure l’embauche.

En résumé, définir son besoin, c’est aussi savoir calibrer son offre. Une vision claire de vos enjeux, couplée à une connaissance précise des standards du marché, est la seule garantie pour sécuriser votre premier recrutement clé.

 

Rédiger une fiche de poste attractive

Captiver les meilleurs talents par la clarté

Une fiche de poste n’est pas une simple liste de courses, c’est votre vitrine employeur. Elle doit formaliser une description qui attire les profils à haut potentiel tout en clarifiant vos exigences. Commencez par définir l’intitulé exact et le rattachement hiérarchique pour donner du relief au poste.

Détaillez les compétences requises en distinguant le savoir-faire technique du savoir-être comportemental. La maîtrise des outils bureautiques est un prérequis, mais la rigueur et l’autonomie font souvent la différence.

N’oubliez pas d’inclure les conditions de vie au travail : localisation, horaires et possibilités de télétravail.

Exemple de structure pour votre fiche de poste

• Missions administratives : gestion du courrier, accueil, facturation, suivi des notes de frais.

• Missions commerciales : traitement des devis, mise à jour du CRM, relance des factures impayées.

• Profil recherché : diplôme en gestion (type BTS SAM ou GPME) et première expérience en support vente.

• Soft Skills : excellente communication, gestion du stress et sens du service client.

Trier les candidatures avec rigueur

Méthodologie pour isoler les profils à fort potentiel

Recevoir 100 CV est une chose, isoler les 4 profils à haut potentiel en est une autre. Pour y parvenir, vous devez passer d’une lecture subjective à une évaluation factuelle.

1. La Grille de Présélection (Le filtre à CV)

Avant même de décrocher votre téléphone, passez chaque CV au crible de cette grille de score (notée de 1 à 5) :

Critère d’évaluation	Ce qu’il faut traquer	Score (1-5)
Cohérence du parcours	Stabilité des postes et progression logique.
Double compétence	Expériences mixtes (ex : 2 ans en ADV + 1 an en secrétariat).
Maîtrise technique	Utilisation avérée d’un CRM (Salesforce, Hubspot) et d’outils de facturation.
Culture sectorielle	Connaissance de vos codes métiers (ex : agroalimentaire, BTP, SaaS).
Qualité rédactionnelle	Zéro faute dans le CV / mail (indispensable pour la crédibilité client).

2. Le “Speed-Screening” téléphonique (15 min)

L’objectif n’est pas de refaire le CV, mais de tester l’aisance relationnelle et la réactivité. Voici les questions stratégiques à poser pour valider les trois piliers du poste :

A. Aptitudes commerciales & relationnelles

L’objectif est de vérifier l’aisance de communication et le sens du service.

• « Comment réagissez-vous face à un client mécontent au téléphone alors que vous êtes en train de finaliser un dossier urgent ? »

  • Ce qu’on cherche : la gestion du stress et la capacité à prioriser sans perdre son calme.

• « Quelle est, selon vous, la différence entre un bon service client et un excellent service client ? »

  • Ce qu’on cherche : le sens du détail et l’orientation “solution”.

• « Avez-vous déjà dû relancer un client pour un impayé ou un devis non signé ? Comment vous y prenez-vous ? »

  • Ce qu’on cherche : la diplomatie alliée à la fermeté.

B. Rigueur administrative & organisation

Vérifier la capacité à structurer un flux de travail souvent haché.

• « Comment organisez-vous votre journée lorsque vous avez une dizaine de tâches variées (saisie de commandes, accueil, gestion des mails, classement) ? »

  • Ce qu’on cherche : la maîtrise d’outils (To-do list, CRM, calendrier) et la méthode de tri.

• « Quelle est votre méthode pour garantir qu’aucune erreur ne se glisse dans un devis ou une facture avant envoi ? »

  • Ce qu’on cherche : les réflexes d’auto-contrôle.

C. Polyvalence et adaptabilité

C’est le cœur du métier d’assistant “Admin & Comm”.

• « Préférez-vous passer votre journée sur des tâches de gestion (chiffres, dossiers) ou en interaction client (téléphone, relance) ? »

  • Note : il n’y a pas de mauvaise réponse, mais cela vous aide à voir si le profil correspond au curseur de votre poste (plutôt sédentaire ou plutôt terrain).

• « Quel outil CRM ou logiciel de gestion commerciale maîtrisez-vous le mieux ? »

  • Ce qu’on cherche : évaluer le temps d’onboarding nécessaire sur vos propres outils.

Le conseil Lity : Soignez vos réponses pour les candidats non retenus. Un message de refus personnalisé, même court, préserve votre réputation d’employeur sur un marché où tout se sait.

Structurer l’entretien et évaluer les candidats

Passer du ressenti à l’analyse objective

L’entretien doit être un moment d’échange professionnel, équitable et surtout prédictif. Préparez un guide d’entretien structuré pour couvrir tous les aspects du poste : savoir-faire et savoir-être. L’objectif est de sonder la proactivité et la capacité à gérer des situations complexes.

Associez les opérationnels (commerciaux, managers) au processus pour valider l’adéquation culturelle. Utilisez des grilles de notation avec des critères pondérés pour comparer les candidats de manière impartiale. Documentez chaque échange pour faciliter la décision finale au sein de votre comité de recrutement.

Questions incontournables en entretien

• Technique : “Comment organisez-vous le suivi de vos dossiers pour ne jamais rater une échéance ?”

• Comportementale : “Racontez-moi une situation où vous avez dû gérer un client mécontent par téléphone.”

• Organisation : “Quels outils collaboratifs maîtrisez-vous pour le partage d’informations en équipe ?”

 

Mises en situation et tests pratiques

Valider les compétences en conditions réelles

Rien ne remplace une mise en situation concrète pour évaluer la capacité d’analyse et la gestion du stress. Plutôt que de croire un candidat sur parole, demandez-lui de rédiger un e-mail de relance ou de prioriser une liste de tâches contradictoires en 15 minutes.

L’objectif ? Ne pas seulement juger le résultat, mais observer sa méthodologie et sa faculté à proposer des solutions sous pression. C’est ce qui permet de détecter un futur talent évolutif, capable de monter en compétences sur du marketing ou de la gestion de projet.

L’œil de l’expert — Alexandre Castarede (Pôle Sales Lity) :

“Le succès d’un recrutement ne se joue pas sur le CV, mais sur l’adéquation du tempérament avec les besoins réels du terrain. C’est cette approche par la mise en situation qui nous a permis de bâtir des équipes solides sur la durée :

Cette continuité prouve qu’un test bien ciblé garantit une intégration réussie et durable.”

Formuler l’offre et négocier avec succès

Conclure le processus sur une note positive

L’erreur classique est de s’arrêter à une “offre d’emploi” orale ou un simple mail informel. Pour un profil polyvalent, l’incertitude est le principal frein : le candidat craint souvent d’être « noyé » sous l’administratif au détriment du commercial, ou inversement.

Nos 3 leviers pour transformer votre promesse d’embauche en signature :

• La transparence totale sur le “Mix” : ne vous contentez pas d’un salaire brut. Formalisez par écrit la répartition du temps de travail discutée (ex: 60% support vente / 40% gestion). Cela sécurise le candidat sur la réalité de ses futures missions.

• Le package “Équilibre et croissance” : au-delà du fixe, mettez en avant dans la promesse les éléments qui comptent pour ces profils pivots : la flexibilité (télétravail) et un plan de formation clair sur vos outils (CRM, ERP).

• Le pré-Onboarding comme bouclier : envoyez le livret d’accueil ou le planning de la première semaine dès la signature de la promesse. Montrer que sa place est déjà prête est le meilleur rempart contre une contre-proposition de son employeur actuel.

Le plan de montée en compétences : Vos attentes semaine après semaine

Pour évaluer objectivement votre Assistant Administratif et Commercial durant sa période d’essai, vous devez définir des jalons précis.

Voici le “Plan 90 jours” type pour mesurer sa progression :

Mois 1 : Immersion et maîtrise des outils

• Semaine 1 : compréhension de l’écosystème (outils internes, CRM, processus de facturation) et présentation aux interlocuteurs clés.

• Semaine 2-4 : autonomie sur les tâches administratives de base et observation active des cycles de vente (écoutes d’appels, lecture des devis).

  • L’indicateur de succès : être capable de générer un devis complexe sans erreur de saisie.

Mois 2 : Prise de responsabilités et support client

• Semaines 5-8 : gestion directe des premières relances de factures impayées et premier niveau de support commercial (réponses aux questions simples des prospects).

  • L’indicateur de succès : réduire le temps de traitement moyen des demandes entrantes de 20%.

Mois 3 : Autonomie opérationnelle et performance

• Semaines 9-12 : gestion complète du tunnel administratif-commercial et proactivité sur l’enrichissement de la base de données (CRM).

  • L’indicateur de succès : prendre en charge l’intégralité du suivi administratif d’un portefeuille client type sans supervision constante.

L’astuce Lity : La négociation est réussie quand elle ne porte pas que sur l’argent, mais sur les moyens donnés au candidat pour réussir. Si le budget est serré, proposez une clause de révision salariale à 6 mois basée sur la validation de ces étapes de montée en compétences.

FAQ : Les clés du succès pour votre recrutement

Comment évaluer objectivement les candidats lors de l’entretien ?

Utilisez systématiquement une grille d’évaluation standardisée pour chaque candidat afin de limiter les biais cognitifs. Comparez les réponses sur des critères factuels et pondérés.

Quels sont les leviers d’attractivité pour ce type de poste ?

Outre le salaire, le sens des missions, la flexibilité (télétravail) et l’autonomie sont des arguments forts. Montrez que le poste est au cœur de la stratégie de l’entreprise.

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