Embaucher un salarié en France engage l'employeur sur 8 démarches administratives obligatoires. Manquer une seule de ces étapes expose à des sanctions URSSAF (jusqu'à 1 200 € par DPAE non déclarée), à un risque prud'hommes sur le contrat, et à un défaut de couverture sociale du salarié. Aucune approximation n'est tolérable.
Ce guide pose la procédure complète mise à jour pour 2026. Toutes les étapes, dans l'ordre, avec les délais légaux, les pièges fréquents et les conseils pratiques tirés des missions Lity sur les recrutements PME et ETI.
Avant le contrat : 3 vérifications préalables obligatoires
1. Vérifier le droit au travail du candidat
Pour les ressortissants hors Union Européenne, l'employeur doit vérifier l'existence d'un titre de séjour autorisant à travailler. La vérification se fait via le téléservice ANEF (Administration Numérique pour les Étrangers en France) ou sur service-public.fr. Conserver une copie du titre dans le dossier salarié. Sanction en cas de manquement : jusqu'à 15 000 € par travailleur sans titre.
2. Choisir la convention collective applicable
Le code IDCC (Identifiant De la Convention Collective) détermine les minima salariaux, les durées de période d'essai, les indemnités de licenciement. Vérifier sur legifrance.gouv.fr la convention applicable selon le code APE de l'entreprise. La mention de la convention dans le contrat est obligatoire.
3. Confirmer l'aptitude au poste
Sur certains postes (sécurité, conduite poids lourd, manipulation produits dangereux), une visite médicale d'aptitude est obligatoire avant la prise de poste. Sur les autres postes, la Visite d'Information et de Prévention (VIP) peut se faire dans les 3 mois suivant l'embauche.
La DPAE : la formalité n°1 à ne jamais oublier
Définition et délais légaux
La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) doit être transmise à l'URSSAF au plus tard 8 jours avant l'embauche, et au plus tôt 8 jours avant. Elle se fait en ligne sur le portail urssaf.fr (ou MSA pour le secteur agricole). En cas d'oubli : sanction de 1 200 € par DPAE manquante en 2026, sans compter le risque prud'hommes en cas de litige.
Ce que la DPAE déclenche en une seule formalité
- Immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie)
- Affiliation à l'assurance chômage France Travail
- Adhésion à un service de santé au travail (médecine du travail)
- Demande de visite médicale ou VIP automatique
- Déclaration au service de prévention et de santé au travail
Le piège le plus fréquent en TPE/PME
Beaucoup de dirigeants de petites structures pensent que la DPAE peut se faire le jour de l'embauche. C'est faux. La DPAE doit être transmise avant la prise de poste, idéalement 24 à 48 heures avant pour laisser le temps à l'URSSAF de traiter. En cas de contrôle URSSAF, l'absence de DPAE pré-embauche est un motif de redressement immédiat avec majoration de 25%.
Le contrat de travail : CDI, CDD, et mentions obligatoires
CDI ou CDD : la règle de droit commun
Le CDI est le contrat de droit commun selon l'article L.1221-2 du Code du travail. Le CDD ne peut être utilisé que dans des cas limitativement énumérés (remplacement d'un salarié absent, accroissement temporaire d'activité, emplois saisonniers). Un CDD utilisé en dehors de ces cas peut être requalifié en CDI par le conseil de prud'hommes, avec versement d'une indemnité de requalification.
Les mentions obligatoires du contrat
- Identité des parties (employeur et salarié)
- Date d'embauche et lieu de travail
- Intitulé du poste et qualification
- Rémunération brute mensuelle + composantes (fixe, variable, primes)
- Durée du travail (35h, 37h, 39h, forfait jours)
- Durée de la période d'essai
- Convention collective applicable (avec code IDCC)
- Caisse de retraite complémentaire et organisme de prévoyance
- Mention du règlement intérieur (entreprises de 50 salariés et plus)
La période d'essai : durées maximales légales
| Type de contrat | Catégorie | Durée maximale initiale | Renouvellement |
|---|---|---|---|
| CDI | Employé / ouvrier | 2 mois | + 2 mois |
| CDI | Agent de maîtrise / technicien | 3 mois | + 3 mois |
| CDI | Cadre | 4 mois | + 4 mois |
| CDD < 6 mois | Toutes catégories | 1 jour par semaine (max 2 semaines) | Non renouvelable |
| CDD > 6 mois | Toutes catégories | 1 mois | Non renouvelable |
Le renouvellement de la période d'essai : conditions strictes
Le renouvellement n'est possible que si trois conditions cumulatives sont réunies. Un accord de branche étendu doit l'autoriser. Le contrat doit le prévoir expressément. Le salarié doit donner son accord écrit avant la fin de la période initiale. À défaut d'une seule de ces conditions, le renouvellement est nul et le contrat est confirmé.
La visite médicale ou VIP : ce qui a changé
La Visite d'Information et de Prévention (VIP)
Depuis la réforme de 2017, la visite médicale d'embauche classique a été remplacée par la Visite d'Information et de Prévention (VIP) pour la majorité des postes. Elle doit avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste, et est réalisée par un médecin du travail, un infirmier ou un interne. Source : Service Public - VIP.
Les cas où la visite médicale d'aptitude reste obligatoire avant la prise de poste
- Salariés de moins de 18 ans
- Travailleurs de nuit
- Postes à risque (sécurité, manipulation produits dangereux, conduite poids lourd)
- Femmes enceintes ou ayant accouché récemment
- Salariés en situation de handicap reconnue
Mutuelle, prévoyance, retraite : les couvertures obligatoires
La mutuelle santé : obligatoire depuis 2016
Tout employeur doit proposer une mutuelle d'entreprise à ses salariés, avec une prise en charge minimale de 50% de la cotisation. La mutuelle doit respecter un panier de soins minimal défini par la loi (consultations, hospitalisation, optique, dentaire). Le salarié peut refuser l'affiliation dans certains cas limitativement listés (déjà couvert par le conjoint, CDD inférieur à 3 mois).
La prévoyance : obligatoire pour les cadres, conventionnelle pour les autres
Les cadres bénéficient d'une cotisation prévoyance obligatoire à 1,50% du salaire dans la limite du PASS (Plafond Annuel de la Sécurité Sociale), entièrement à la charge de l'employeur. Pour les non-cadres, l'obligation dépend de la convention collective applicable. Vérifier systématiquement le texte conventionnel sur legifrance.gouv.fr.
La retraite complémentaire Agirc-Arrco
L'affiliation à la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco est automatique pour tous les salariés du privé. Les taux de cotisation 2026 : 7,87% sur la tranche 1 (jusqu'à 1 PASS) et 21,59% sur la tranche 2 (de 1 à 8 PASS). Répartition employeur 60% / salarié 40%.
Le registre unique du personnel : obligatoire dès le 1er salarié
Le registre unique du personnel (RUP) doit être tenu dès la première embauche, en version papier ou électronique. Il consigne tous les salariés présents et passés. Sanction en cas d'absence ou d'inexactitude : amende pouvant aller jusqu'à 750 € par salarié non inscrit en 2026.
Les mentions obligatoires du RUP
- Nom, prénoms, date de naissance, nationalité du salarié
- Date d'entrée et date de sortie
- Emploi occupé et qualification
- Type de contrat (CDI, CDD, intérim, apprenti, stagiaire)
- Pour les étrangers hors UE : type et numéro de titre autorisant le travail
L'inspection du travail peut le demander à tout moment
Le registre du personnel doit être tenu à disposition de l'inspection du travail et des représentants du personnel. Le contrôle est rapide en cas de visite. Une PME contrôlée sans RUP à jour s'expose à une amende immédiate et un signalement systématique au parquet en cas de récidive.
Les 8 étapes chronologiques de la procédure d'embauche
Les documents à remettre au salarié dès l'arrivée
Le jour de la prise de poste, l'employeur doit remettre au nouveau salarié un dossier d'accueil contenant les documents légaux et conventionnels. Manquer ces remises peut créer un défaut d'information opposable aux prud'hommes en cas de litige ultérieur.
| Document | Obligation | Délai |
|---|---|---|
| Contrat de travail signé | Article L.1221-3 Code du travail | Au plus tard 2 jours après embauche pour CDD |
| Notice d'information mutuelle | Décret 2014-1156 | Dès l'embauche |
| Notice d'information prévoyance | Code de la sécurité sociale L.932-6 | Dès l'embauche |
| Règlement intérieur | Article L.1321-1 Code du travail | Entreprises 50+ salariés |
| Convention collective ou accès | Article R.2262-1 Code du travail | Dès l'embauche |
| Document Unique d'Évaluation des Risques (DUER) | Article R.4121-1 Code du travail | Accès dès l'embauche |
| Affichages obligatoires (consigne) | Articles R.4121-1 et suivants | À tout moment |
Les aides à l'embauche en 2026 : ce qui existe encore
Les aides France Travail
Plusieurs dispositifs restent actifs en 2026 selon le profil recruté. Aide à l'embauche d'un apprenti (jusqu'à 6 000 € la première année). Aide au recrutement d'un demandeur d'emploi en CDI ou CDD long. Contrats aidés sur certains publics éligibles (CUI-CIE, PEC). Pour vérifier l'éligibilité, consulter le site France Travail entreprises.
Les exonérations URSSAF spécifiques
Réduction générale de cotisations patronales (ex-Fillon) jusqu'à 1,6 SMIC. Exonérations spécifiques en ZRR (Zone de Revitalisation Rurale), en BER (Bassin d'Emploi à Redynamiser), ou pour les premières embauches en TPE. Vérifier l'éligibilité auprès de l'URSSAF dès la DPAE pour ne pas perdre le bénéfice rétroactif.
L'onboarding administratif au-delà des obligations légales
Au-delà des obligations légales, structurer un onboarding administratif fluide change l'expérience candidat. Sur les missions Lity, on recommande systématiquement aux clients de préparer ce kit avant le J0 du salarié.
Contrat clair + mutuelle expliquée
Contrat signé en avance, notices mutuelle/prévoyance commentées par le RH le jour J. Le salarié ne découvre rien après coup. Impact direct sur la confiance.
Welcome pack + parrain interne
Goodies, livret d'accueil personnalisé, parrain défini avant l'arrivée pour 30 jours d'accompagnement. +25% de rétention à 6 mois selon les baromètres internes.
DPAE + registre du personnel
Formalités obligatoires mais invisibles pour le salarié. Indispensables juridiquement, sans impact direct sur la rétention.
Accès outils J0 + email opérationnel
Compte email actif, accès Slack, Notion, ERP configurés dès le matin J0. Évite la frustration des premières heures et accélère la productivité.
Règle d'or
Un salarié qui passe sa première journée sans accès informatique perd 3 à 5 jours de productivité et 30% de confiance dans son nouvel employeur. Préparer le poste de travail 48h avant l'arrivée doit être un standard non négociable.
Les pièges juridiques les plus fréquents en 2026
1. Le délit de marchandage déguisé
Faire travailler un freelance ou un prestataire dans des conditions identiques à un salarié (lien de subordination, intégration équipe, exclusivité) expose à une requalification en CDI. Sanction : versement rétroactif des cotisations sociales + indemnités prud'hommes. Vigilance sur les freelances longue durée intégrés en open space.
2. Le travail dissimulé partiel
Déclarer un salaire inférieur au réellement versé (espèces complémentaires, primes non déclarées) constitue du travail dissimulé. Sanction : jusqu'à 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour le dirigeant en cas de récidive. Tous les éléments de rémunération doivent passer par la fiche de paie.
3. La période d'essai mal cadrée
Une période d'essai mal mentionnée dans le contrat (durée non précisée, durée supérieure au maximum légal, renouvellement non prévu) est nulle. Conséquence : le contrat est confirmé sans possibilité de rupture libre. Si l'employeur licencie pendant ce qui aurait dû être la période d'essai, il s'expose à un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Le contrôle URSSAF : 38% de non-conformité sur la procédure d'embauche
Selon les derniers chiffres URSSAF, 38% des TPE/PME contrôlées présentent au moins une non-conformité sur les formalités d'embauche. Les manquements les plus fréquents : DPAE tardive, contrat signé après embauche, mutuelle non proposée, période d'essai mal rédigée. Le redressement moyen atteint 4 800 € par salarié concerné.
Cas particuliers : apprenti, stagiaire, alternant
L'apprenti
Le contrat d'apprentissage suit une procédure spécifique. Enregistrement obligatoire auprès de l'OPCO de branche dans les 5 jours suivant la signature. Aides financières spécifiques (6 000 € la première année selon le profil). Rémunération minimale fixée par décret selon l'âge et l'année du cycle.
Le stagiaire
Le stage doit faire l'objet d'une convention tripartite (entreprise, étudiant, établissement). Gratification obligatoire au-delà de 2 mois de stage : 4,35 € de l'heure en 2026 (15% du PMSS). Inscription au registre unique du personnel obligatoire dès le premier jour.
L'alternant en contrat de professionnalisation
Similaire à l'apprentissage mais sans limite d'âge et avec une OPCO différente. Rémunération minimale fixée selon âge et niveau de qualification. Avantages spécifiques pour les TPE/PME (exonération de la contribution Pôle Emploi notamment).
Comment Lity sécurise la procédure d'embauche sur ses missions
Sur chaque mission Lity, on accompagne le client jusqu'à la prise de poste du candidat. On valide ensemble la check-list complète des 8 étapes, on relit le contrat avant signature (mentions, période d'essai, classification convention collective), et on cadre l'onboarding 90 jours pour sécuriser la rétention.
Pour un recrutement sécurisé du sourcing à la prise de poste, parler à un consultant Lity évite les pièges juridiques et accélère le délai global.
Récap : la check-list de la procédure d'embauche complète
- J-15 : vérifier droit au travail (titre de séjour si hors UE), convention collective applicable, aptitude médicale si poste à risque
- J-8 minimum : transmettre la DPAE à l'URSSAF via urssaf.fr
- J-5 : faire signer le contrat avec toutes les mentions obligatoires
- J0 : remettre le dossier d'accueil (notices mutuelle, prévoyance, convention, règlement intérieur si 50+)
- J0 : préparer poste de travail + accès informatiques avant l'arrivée
- J1-J7 : inscrire au registre unique du personnel, affilier mutuelle et prévoyance
- J0-J90 : organiser la VIP avec la médecine du travail (avant J0 pour cas obligatoires)
- Fin période d'essai : faire un bilan formel avec décision écrite (confirmation ou rupture)
