Scorecard Assistant(e) commercial(e)
Voici comment évaluer un Assistant(e) commercial(e) en entretien : les compétences à noter, les questions à poser et les signaux d'alerte. Une grille de base, à ajuster selon votre contexte et vos priorités.
Grille rédigée par Baruck Baraza, Co-Founder & Head of C-Level Recruitment
Un exemple à adapter. Cette scorecard est un modèle, pas une grille à appliquer telle quelle. Gardez les critères qui correspondent à votre poste et à votre équipe, ajustez ou retirez les autres. Le bon profil dépend de votre contexte.
Assistant(e) commercial(e)
La mission en une phrase
Des commandes traitées sans erreur ni retard
Chaque commande est contrôlée, saisie et confirmée au client le jour même ou le lendemain, avec très peu d'avoirs liés à une erreur de saisie.
Des factures émises et encaissées à temps
La facturation suit l'expédition sans décalage et les retards de paiement font l'objet d'une relance suivie jusqu'au règlement.
Des commerciaux libérés de l'administratif
Les vendeurs reçoivent leurs devis dans les délais annoncés, trouvent un CRM à jour et passent plus de temps chez leurs clients.
Des clients qui savent à qui parler
Les clients obtiennent une réponse claire sur un délai, un prix ou un litige sans devoir rappeler leur commercial.
✗ Faible · Parle de « gestion des commandes » sans savoir dire ce qu'il vérifie avant de valider, ni ce qu'il fait quand un produit manque.
✓ Excellent · Décrit précisément son circuit : contrôle du bon de commande face au devis, saisie, accusé de réception, suivi de l'expédition et gestion d'un reliquat, avec des volumes chiffrés.
✗ Faible · N'a jamais relancé un client lui-même ou confond facture rectificative et avoir ; laisse la comptabilité gérer tous les retards.
✓ Excellent · Sait émettre une facture et un avoir, connaît les délais de paiement entre professionnels et mène une relance amiable graduée qui obtient une date de règlement.
✗ Faible · Cite un logiciel sur son CV mais ne sait pas décrire un écran, une transaction ou un blocage qu'il a rencontré.
✓ Excellent · A saisi au quotidien dans SAP, Sage, Cegid, Dynamics ou équivalent, sait retrouver l'historique d'un client et repérer une fiche tarifaire erronée.
✗ Faible · Se montre défensif, rejette la faute sur la logistique ou envoie des mails confus qui génèrent un deuxième appel.
✓ Excellent · Annonce un retard ou un refus avec tact, garde un ton courtois face à un client agacé et rédige des mails courts, clairs et sans faute.
✗ Faible · Se limite à la saisie de cellules et dépend d'un collègue dès qu'il faut croiser deux fichiers.
✓ Excellent · Construit seul un suivi des devis ou des commandes avec recherche entre onglets et tableau croisé dynamique, et le tient à jour sans relance.
✗ Faible · Voit le CRM comme une corvée, le remplit en fin de mois et laisse les commerciaux partir sans information à jour.
✓ Excellent · Met à jour contacts et historique au fil de l'eau, prépare les dossiers de visite et les chiffres de la réunion commerciale sans qu'on les lui demande.
✗ Faible · Récite des sigles sans les relier à une situation, ou bloque dès qu'un échange passe en anglais.
✓ Excellent · Sait expliquer un Incoterm sur un cas réel, prépare les documents d'expédition et tient une conversation téléphonique simple en anglais avec un client.
Rigueur et contrôle de son propre travail
✗ Faible · Compte sur les autres pour détecter ses erreurs, qui ressortent ensuite chez le client ou en comptabilité.
✓ Excellent · Relit chaque commande et chaque facture selon une méthode fixe et repère ses propres erreurs avant qu'elles ne sortent.
Sens des priorités sous sollicitations multiples
✗ Faible · Dit oui à tout, traite les demandes dans l'ordre d'arrivée ou selon qui insiste le plus.
✓ Excellent · Trie les demandes de plusieurs commerciaux selon l'urgence réelle, annonce clairement ses délais et tient ce qu'il a annoncé.
Fermeté courtoise
✗ Faible · Cède dès que le ton monte ou, à l'inverse, se braque et transforme une relance en conflit.
✓ Excellent · Tient une date de paiement, refuse une remise non validée ou un passe-droit, sans abîmer la relation avec le client ou le commercial.
Esprit d'équipe avec les services internes
✗ Faible · Se plaint des autres services sans leur parler directement et laisse les irritants se répéter.
✓ Excellent · Entretient de bons rapports avec la logistique et la comptabilité, remonte les problèmes avec des faits et propose une solution.
Compétences techniques
Vous recevez un bon de commande dont le prix diffère du devis signé. Que faites-vous, dans quel ordre ?
→ Vérifier le réflexe de contrôle, le circuit de validation avec le commercial et la mise à jour de la fiche tarifaire.
Une facture de 4 000 € est échue depuis trois semaines chez un bon client. Racontez-nous votre relance, de la première prise de contact au règlement.
→ Évaluer la connaissance des délais et pénalités, la gradation de la relance et la capacité à obtenir un engagement daté.
Réalisations & expérience
Combien de commandes, de devis et de factures traitiez-vous par jour sur votre dernier poste, et pour combien de commerciaux ?
→ Mesurer le volume réel, le niveau d'autonomie et la part entre appui aux vendeurs et administration des ventes.
Mise en situation
Trois commerciaux vous demandent chacun un devis urgent pour midi et vous n'avez le temps d'en faire qu'un. Comment tranchez-vous ?
→ Apprécier le sens des priorités, la transparence sur les délais et le recours au manager quand c'est nécessaire.
Un client appelle, furieux : sa livraison est partielle et personne ne l'a prévenu. Jouons l'appel, je suis le client.
→ Observer en direct le ton, l'écoute, la reconnaissance du problème sans accuser la logistique et la solution proposée.
Motivation & fit
Dans cinq ans, vous vous voyez plutôt encadrer une équipe ADV, passer à la vente ou rester expert sur votre poste ?
→ Comprendre le projet professionnel et vérifier qu'il colle au poste, pour éviter un départ rapide vers la vente.
Savoir-être & collaboration
Parlez-nous d'une erreur que vous avez commise sur une commande ou une facture. Comment l'avez-vous découverte et réparée ?
→ Tester l'honnêteté, la capacité à reconnaître une faute et la méthode mise en place pour qu'elle ne se reproduise pas.
Ne sait citer aucun contrôle qu'il fait avant de valider une commande
Une erreur de prix ou de quantité se paie en avoirs, en retours et en clients mécontents, souvent sur plusieurs semaines.
Rejette systématiquement la responsabilité sur la logistique ou les commerciaux
L'assistant est le point de contact du client ; s'il se défausse, le client remonte directement à la direction.
Évite les relances téléphoniques et se limite aux mails automatiques
Les impayés s'allongent et pèsent sur la trésorerie, surtout dans une PME où chaque retard compte.
Accepte les remises ou délais demandés par un client sans validation
Il engage l'entreprise sur des marges et des conditions que personne n'a décidées.
Présente le poste comme une simple étape avant la vente, sans intérêt pour l'administratif
Le désengagement apparaît vite sur les tâches répétitives et le départ arrive avant la fin de la première année.
Lecture du score
Notez chaque compétence et savoir-être de 1 à 5. Repère de décision : moyenne supérieure ou égale à 4 sur les must-have et aucun red flag majeur = go ; 3 à 4 avec réserves = à challenger en second tour ; un must-have sous 3 ou un red flag majeur = no-go. Un nice-to-have faible ne doit jamais éliminer un bon profil.
Qu'est-ce qu'une scorecard pour recruter un Assistant(e) commercial(e) ?
Une scorecard assistant(e) commercial(e) est une grille d'évaluation structurée : elle liste les compétences et savoir-être à noter de 1 à 5, les questions d'entretien à poser et les signaux d'alerte. Elle permet de comparer les candidats sur des critères objectifs plutôt que sur une impression. On parle aussi de scorecard assistante commerciale, scorecard assistant adv, scorecard assistante administration des ventes.
Comment utiliser cette scorecard Assistant(e) commercial(e) ?
Téléchargez-la en PDF, Excel ou Notion, notez chaque critère de 1 à 5 pendant l'entretien, puis additionnez les scores du panel pour décider sur des faits. La version Excel calcule la moyenne et la décision automatiquement.
Comment évaluer l'aisance d'un candidat avec un ERP qu'il ne connaît pas ?
Demandez-lui de décrire en détail le logiciel qu'il a utilisé : les écrans, une transaction type, un blocage et sa solution. Un candidat qui a vraiment saisi des commandes au quotidien apprend un nouvel ERP en quelques semaines. Celui qui reste vague sur son ancien outil aura la même difficulté sur le vôtre.
Faut-il préférer un profil ADV pur ou un profil plus commercial ?
Tout dépend de la répartition réelle du poste. Si la plus grande part du temps va aux commandes, aux factures et aux litiges, un profil ADV rigoureux sera plus durable. Si le poste demande de relancer des devis et de préparer des visites, cherchez quelqu'un qui aime le contact client, tout en vérifiant son exactitude sur les chiffres.