Scorecard Assistant(e) de direction
Voici comment évaluer un Assistant(e) de direction en entretien : les compétences à noter, les questions à poser et les signaux d'alerte. Une grille de base, à ajuster selon votre contexte et vos priorités.
Grille rédigée par Baruck Baraza, Co-Founder & Head of C-Level Recruitment
Un exemple à adapter. Cette scorecard est un modèle, pas une grille à appliquer telle quelle. Gardez les critères qui correspondent à votre poste et à votre équipe, ajustez ou retirez les autres. Le bon profil dépend de votre contexte.
Assistant(e) de direction
La mission en une phrase
Un agenda tenu sans intervention du dirigeant
Après quelques semaines, les conflits d'agenda se règlent sans lui, les plages de travail sont protégées et les déplacements s'enchaînent sans incident évitable.
Des comités préparés et suivis
Les dossiers partent complets avant chaque réunion importante, les comptes rendus sont diffusés rapidement et les actions décidées sont relancées jusqu'à leur clôture.
Moins de sollicitations directes pour le dirigeant
La majorité des demandes est traitée ou orientée en amont, et le dirigeant ne reçoit plus que ce qui demande réellement son arbitrage.
Une image de la direction soignée
Partenaires, candidats et investisseurs reçoivent des réponses rapides, bien écrites et cohérentes, et aucune information sensible ne circule hors du cercle prévu.
✗ Faible · Accepte les invitations dans l'ordre d'arrivée, remonte chaque conflit au dirigeant et découvre les chevauchements le matin même.
✓ Excellent · A déjà écrit avec son dirigeant des règles d'agenda claires, tranche seul la majorité des conflits et sait expliquer pourquoi tel rendez-vous passe avant tel autre.
✗ Faible · Transfère tout tel quel au dirigeant, ou au contraire bloque des demandes importantes faute de savoir les qualifier.
✓ Excellent · Répond lui-même à une bonne part des demandes, oriente le reste vers la bonne personne et présente au dirigeant une courte liste de décisions à prendre.
✗ Faible · Réunit les documents la veille, laisse partir des dossiers incomplets et ne vérifie jamais ce qui a été fait après la réunion.
✓ Excellent · Construit un rétroplanning, relance les contributeurs à temps, envoie les dossiers complets avant la séance et suit les actions décidées jusqu'à leur clôture.
✗ Faible · Produit des textes longs, approximatifs ou fautifs que le dirigeant doit réécrire, ce qui annule le temps gagné.
✓ Excellent · Rédige des mails, courriers et comptes rendus que le dirigeant envoie sans retouche, avec le bon ton selon l'interlocuteur et aucune faute.
✗ Faible · Réserve sans anticiper les correspondances ni les contraintes sur place, et subit les incidents au lieu de les avoir prévus.
✓ Excellent · Prépare des voyages complexes avec une solution de repli à chaque étape et réorganise un programme en moins d'une heure quand un vol tombe.
✗ Faible · Comprend l'écrit mais évite le téléphone en anglais, ou s'appuie sur une traduction automatique sans relire.
✓ Excellent · Mène sans effort un échange téléphonique en anglais avec un interlocuteur étranger, renégocie un horaire et rédige un mail soigné dans la foulée.
✗ Faible · Reste limité aux fonctions de base, perd du temps sur la mise en forme et diffuse des comptes rendus générés sans les relire.
✓ Excellent · Utilise avec aisance la suite bureautique de l'entreprise, la visio, les outils de notes de frais et de signature électronique, et vérifie ce que produit un outil d'IA avant diffusion.
Discrétion absolue
✗ Faible · Raconte en entretien des anecdotes précises sur un ancien patron ou laisse traîner des informations confidentielles.
✓ Excellent · Ne laisse rien filtrer des sujets sensibles, protège ses documents par réflexe et parle de ses anciens dirigeants avec retenue.
Anticipation
✗ Faible · Réagit uniquement aux demandes, découvre les difficultés au dernier moment et transmet le problème sans proposition.
✓ Excellent · Voit venir les problèmes avant qu'ils n'arrivent au dirigeant et prépare des options au lieu d'attendre la consigne.
Aisance avec des interlocuteurs de haut niveau
✗ Faible · Se laisse impressionner par la hiérarchie, cède à la personne qui insiste le plus ou adopte un ton trop familier.
✓ Excellent · Dit non avec tact à un membre du comité ou à un investisseur, garde son calme face à une demande pressante et représente la direction avec assurance.
Adaptation au style du dirigeant
✗ Faible · Applique la même méthode à tout dirigeant, se crispe quand les priorités changent ou n'ose jamais émettre une réserve.
✓ Excellent · Comprend vite comment son dirigeant décide et travaille, ajuste sa manière de faire et sait aussi lui signaler ce qui ne fonctionne pas.
Compétences techniques
Quelles règles appliquiez-vous pour accepter, déplacer ou refuser une invitation dans l'agenda de votre dirigeant ?
→ Vérifier que le candidat travaille avec une méthode explicite plutôt qu'au cas par cas, et qu'il sait la justifier.
Racontez comment vous avez préparé la dernière réunion importante de votre dirigeant, de la convocation au suivi des décisions.
→ Contrôler la maîtrise d'un rétroplanning, des relances et du suivi après séance.
Réalisations & expérience
Pour qui travailliez-vous sur votre dernier poste, et que pouviez-vous décider sans demander l'avis de votre dirigeant ?
→ Mesurer le niveau réel de délégation exercé, au-delà de l'intitulé, et le niveau hiérarchique de la personne assistée.
Mise en situation
Votre dirigeant est bloqué à l'aéroport, son vol est annulé et il a un comité le lendemain matin à 9 h. Que faites-vous dans l'heure qui suit ?
→ Évaluer le sang-froid, la capacité à prioriser et à proposer plusieurs options chiffrées au dirigeant.
Votre dirigeant vous a demandé de refuser un rendez-vous à un partenaire qui insiste. Rédigez la réponse que vous lui enverriez.
→ Juger la qualité de l'écrit, le ton employé et la capacité à proposer une alternative acceptable.
Motivation & fit
Qu'est-ce qui vous plaît dans le fait de travailler dans l'ombre d'un dirigeant, et où vous voyez-vous dans trois ans ?
→ Comprendre si le candidat vise un poste durable d'assistanat ou un tremplin, et vérifier l'adéquation avec le besoin.
Savoir-être & collaboration
Un directeur vous demande de lui dire ce qui s'est dit sur son équipe en comité restreint. Que lui répondez-vous ?
→ Tester la discrétion et la capacité à refuser sans abîmer la relation avec un cadre de l'entreprise.
Raconte des détails confidentiels sur un ancien dirigeant
Ce qu'il dit d'un ancien patron, il le dira du suivant ; la confiance est la base même du poste.
Ne sait citer aucune décision prise seul
Un assistant qui remonte tout au dirigeant ne lui fait gagner aucun temps et ajoute même une étape.
Fautes ou ton inadapté dans l'exercice écrit
Ses textes partent au nom de la direction : chaque faute ou maladresse touche directement l'image du dirigeant.
Décrit les imprévus comme la faute des autres
Le métier consiste à absorber les aléas ; rejeter la faute montre qu'il ne les anticipe pas.
Évite l'oral en anglais alors que le poste l'exige
Sur un poste d'Executive Assistant, l'anglais oral sert tous les jours avec les partenaires et les investisseurs étrangers.
Lecture du score
Notez chaque compétence et savoir-être de 1 à 5. Repère de décision : moyenne supérieure ou égale à 4 sur les must-have et aucun red flag majeur = go ; 3 à 4 avec réserves = à challenger en second tour ; un must-have sous 3 ou un red flag majeur = no-go. Un nice-to-have faible ne doit jamais éliminer un bon profil.
Qu'est-ce qu'une scorecard pour recruter un Assistant(e) de direction ?
Une scorecard assistant(e) de direction est une grille d'évaluation structurée : elle liste les compétences et savoir-être à noter de 1 à 5, les questions d'entretien à poser et les signaux d'alerte. Elle permet de comparer les candidats sur des critères objectifs plutôt que sur une impression. On parle aussi de scorecard assistante de direction, scorecard executive assistant, scorecard assistant(e) de dirigeant.
Comment utiliser cette scorecard Assistant(e) de direction ?
Téléchargez-la en PDF, Excel ou Notion, notez chaque critère de 1 à 5 pendant l'entretien, puis additionnez les scores du panel pour décider sur des faits. La version Excel calcule la moyenne et la décision automatiquement.
Comment évaluer un Executive Assistant quand on n'a jamais travaillé avec un assistant ?
Partez de votre propre semaine : notez ce qui vous fait perdre du temps et ce que vous aimeriez ne plus voir passer. Faites ensuite travailler le candidat sur un cas réel, par exemple votre agenda de la semaine prochaine avec ses conflits. Sa manière de trancher, ce qu'il vous remonte et la qualité des messages qu'il rédige disent bien plus que son CV. Terminez toujours par un échange direct d'une heure pour juger si vos façons de travailler s'accordent.
Faut-il privilégier l'expérience auprès d'un dirigeant de même niveau ?
C'est un vrai plus, sans être une condition. Un assistant qui a suivi un directeur de département connaît le métier, mais il découvrira le rythme d'un CEO, les administrateurs et les investisseurs. Vérifiez surtout le niveau de délégation qu'il a déjà exercé et sa capacité à tenir face à des interlocuteurs exigeants. Un candidat habitué à beaucoup d'autonomie auprès d'un dirigeant plus modeste s'adapte souvent mieux qu'un profil de grand groupe qui exécutait sans décider.