Qu'est-ce qu'un assistant administratif ?
Un assistant administratif prend en charge les tâches de gestion courante d'une équipe ou d'une entreprise. Il reçoit les demandes, les enregistre, produit les documents nécessaires et s'assure que chaque dossier avance jusqu'à son classement.
Son périmètre change beaucoup avec la taille de l'entreprise. Voici ce que nous observons sur les postes que nous recrutons.
| Structure | Ce qu'il fait | À qui il rend compte |
|---|---|---|
| TPE de 5 à 15 salariés | Tout l'administratif : courrier, devis, factures, relances, premières paies | Le dirigeant |
| PME de 20 à 250 salariés | Un service ou plusieurs : facturation, achats, dossiers du personnel | Le RAF ou un chef de service |
| Grand groupe | Une tâche précise sur un gros volume : contrats, notes de frais, archives | Un responsable d'équipe |
TPE de 5 à 15 salariés
- Ce qu'il fait
- Tout l'administratif : courrier, devis, factures, relances, premières paies
- À qui il rend compte
- Le dirigeant
PME de 20 à 250 salariés
- Ce qu'il fait
- Un service ou plusieurs : facturation, achats, dossiers du personnel
- À qui il rend compte
- Le RAF ou un chef de service
Grand groupe
- Ce qu'il fait
- Une tâche précise sur un gros volume : contrats, notes de frais, archives
- À qui il rend compte
- Un responsable d'équipe
Assistante administrative, assistant de gestion, secrétaire : les noms du poste
Les recherches et les offres d'emploi s'écrivent surtout au féminin : assistante administrative. Le métier est pourtant ouvert à tous, et nous recevons de plus en plus de candidats hommes sur ces postes.
Dans les PME, l'intitulé assistant de gestion désigne un poste plus large. Il ajoute une part de comptabilité, de suivi commercial et parfois de paie. C'est le métier visé par le BTS Gestion de la PME.
Le titre de secrétaire administrative se lit encore dans les cabinets d'avocats, les études notariales et les établissements de santé. Les tâches sont proches. La secrétaire travaille plus souvent pour une personne, l'assistant pour un service entier.
Le code ROME de l'assistant administratif
France Travail classe ce métier sous le code ROME M1607, intitulé « Secrétariat ». La fiche range sous ce code l'assistant administratif, le secrétaire et le secrétaire juridique.
Sa définition tient en une ligne : traiter les dossiers administratifs et transmettre les informations pour un ou plusieurs services. Elle cite comme évolutions l'assistanat de direction, l'assistanat commercial et le secrétariat comptable.
Dans quelles entreprises ?
Partout où il y a des factures, des contrats et des salariés : PME industrielles, entreprises du BTP, sociétés de services, cabinets, associations. Les startups en recrutent moins et confient souvent ces tâches à un office manager.
Dans la fonction publique, l'équivalent s'appelle agent administratif ou adjoint administratif. C'est un poste de catégorie C, ouvert sur concours ou par recrutement direct selon l'employeur.
Les missions d'un assistant administratif
Le métier est polyvalent, mais il n'est pas flou. Sur les fiches de poste que nous rédigeons avec nos clients, on retrouve presque toujours les cinq blocs suivants.
Traiter le courrier et les demandes entrantes
Il ouvre le courrier, trie la boîte mail partagée et répond au téléphone quand l'accueil est absent. Chaque demande part vers la bonne personne avec une date de réponse attendue.
Saisir et tenir les tableaux de suivi
Il enregistre les commandes, les heures, les contrats ou les notes de frais dans l'outil de gestion. Il tient aussi les tableaux de suivi dans Excel : dossiers ouverts, échéances, relances à faire.
Préparer les devis et les factures simples
À partir d'un bon de commande ou d'une fiche d'intervention, il établit le devis puis la facture. Il vérifie les mentions obligatoires, le taux de TVA et le numéro de commande du client.
Suivre les dossiers jusqu'au bout
Dossier d'un nouveau salarié, sinistre déclaré à l'assurance, contrat de maintenance : il réunit les pièces. Il relance les retardataires et alerte son responsable quand un dossier bloque.
Classer et archiver
Il range les documents dans la GED ou sur le serveur partagé, selon un plan de classement que tout le monde comprend. Il sait combien de temps garder chaque pièce avant destruction.
Une semaine type dans une PME de 60 salariés
- Lundi : tri du courrier du week-end, saisie des bons de livraison, mise à jour du tableau des commandes.
- Mardi : facturation des chantiers terminés le mois précédent, envoi aux clients.
- Mercredi : dossier d'arrivée de deux intérimaires, commande de fournitures, appel au loueur de véhicules.
- Jeudi : relance des factures échues depuis plus de trente jours, point avec le RAF.
- Vendredi : classement de la semaine, préparation des pièces pour le cabinet comptable.
Le circuit d'un dossier : du devis à l'archive
Ce qui distingue un bon assistant administratif, sur nos missions, c'est sa vision du circuit complet. Il ne voit pas une facture comme une tâche isolée. Il la voit comme une étape entre un devis signé et un paiement encaissé.
Prenons une PME de maintenance industrielle. Un client demande l'entretien de ses compresseurs. Voici le chemin que suit le dossier, et ce que l'assistant contrôle à chaque étape.
| Étape | Ce que fait l'assistant | Ce qu'il vérifie |
|---|---|---|
| Devis | Rédige le devis à partir des prix du catalogue | Prix à jour, conditions de paiement, validité |
| Commande | Enregistre le bon de commande signé | Numéro de commande du client, montant identique au devis |
| Intervention | Planifie avec le technicien, reçoit la fiche signée | Heures et pièces réellement posées |
| Facture | Émet la facture et l'envoie | Mentions obligatoires, TVA, référence de commande |
| Paiement | Pointe le règlement, relance si retard | Échéance dépassée, litige éventuel |
| Archive | Classe tout le dossier sous un même nom | Durée de conservation, accès limité |
Devis
- Ce que fait l'assistant
- Rédige le devis à partir des prix du catalogue
- Ce qu'il vérifie
- Prix à jour, conditions de paiement, validité
Commande
- Ce que fait l'assistant
- Enregistre le bon de commande signé
- Ce qu'il vérifie
- Numéro de commande du client, montant identique au devis
Intervention
- Ce que fait l'assistant
- Planifie avec le technicien, reçoit la fiche signée
- Ce qu'il vérifie
- Heures et pièces réellement posées
Facture
- Ce que fait l'assistant
- Émet la facture et l'envoie
- Ce qu'il vérifie
- Mentions obligatoires, TVA, référence de commande
Paiement
- Ce que fait l'assistant
- Pointe le règlement, relance si retard
- Ce qu'il vérifie
- Échéance dépassée, litige éventuel
Archive
- Ce que fait l'assistant
- Classe tout le dossier sous un même nom
- Ce qu'il vérifie
- Durée de conservation, accès limité
Une erreur au début coûte cher à la fin. Un numéro de commande oublié sur la facture suffit à bloquer le paiement chez un grand compte pendant des semaines. L'assistant qui l'a vu une fois ne l'oublie plus.
Les factures en 2026 : la facture électronique arrive
La réforme est entrée en vigueur au 1er septembre 2026 pour la réception. Chaque société, quelle que soit sa taille, accepte désormais les factures au format électronique. L'émission est déjà imposée aux ETI et aux grands groupes. Pour les PME, elle s'applique au 1er septembre 2027.
Concrètement, les factures passent par une plateforme agréée, raccordée à l'administration fiscale. L'assistant ne poste plus un PDF par mail : il vérifie la facture reçue sur la plateforme, la valide ou signale une anomalie.
Pour nos clients, c'est devenu une question d'entretien. Un candidat qui a déjà paramétré une plateforme ou géré la bascule dans son ancien poste sort du lot.
Combien de temps garder chaque document
Un bon assistant connaît les durées minimales de conservation. Elles évitent deux erreurs : jeter trop tôt une pièce réclamée lors d'un contrôle, ou tout garder sans ordre.
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Factures, bons de commande et de livraison | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Contrats et courriers commerciaux | 5 ans | Fin de la relation |
| Double du bulletin de paie | 5 ans | Date d'émission |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié |
Factures, bons de commande et de livraison
- Durée
- 10 ans
- Point de départ
- Clôture de l'exercice
Contrats et courriers commerciaux
- Durée
- 5 ans
- Point de départ
- Fin de la relation
Double du bulletin de paie
- Durée
- 5 ans
- Point de départ
- Date d'émission
Registre unique du personnel
- Durée
- 5 ans
- Point de départ
- Départ du salarié
Les compétences que nous vérifions en recrutement
Pour nos clients en recrutement d'assistanat, nous testons le candidat sur des tâches réelles. Un CV qui annonce « polyvalent et organisé » ne nous apprend rien. Côté employeur, les questions d'entretien sont dans notre guide de recrutement.
Excel, vraiment
Nous lui demandons de construire un tableau de suivi avec un filtre, une RECHERCHEV ou une RECHERCHEX, et un tableau croisé dynamique. Beaucoup de candidats disent maîtriser Excel et bloquent sur la deuxième formule.
Un écrit propre
Il rédige devant nous un mail de relance pour une facture impayée. Nous regardons le ton, l'orthographe et la présence des bonnes références : numéro de facture, montant, date d'échéance.
La gestion des priorités
Son responsable, deux chefs de service et le dirigeant lui envoient des demandes le même matin. Nous voulons savoir comment il tranche et à qui il demande de choisir quand tout est urgent.
La discrétion
Il voit passer les contrats de travail, les arrêts maladie et parfois les salaires. Nous lui demandons comment il range ces documents et qui peut y accéder.
Ce que nous faisons en entretien
Nous donnons au candidat une corbeille de dix éléments : un devis à corriger, une facture fournisseur qui ne correspond pas au bon de commande, un mail d'un client mécontent, une demande de congés, un appel manqué de la banque, et cinq autres. Il a vingt minutes pour les classer par ordre de traitement, en traiter trois, puis nous expliquer ses choix. Nous regardons surtout ce qu'il repère seul, comme l'écart de prix sur la facture.
Salaire d'un assistant administratif en 2026
Notre baromètre place un assistant administratif débutant à Paris entre 24 et 31 K€ de fixe brut annuel. Sur douze mois, cela donne environ 2 000 à 2 580 € brut mensuels. Avec trois à cinq ans de métier, la fourchette monte à 28-35 K€. Elle atteint 34-38 K€ après six ans et 39-45 K€ et plus au-delà de dix ans.
Salaire fixe brut annuel à Paris, hors variable
Junior
0-2 ans
24-31 K€
Confirmé
3-5 ans
28-35 K€
Médian : 32 K€
Senior
6-10 ans
34-38 K€
Expert / Lead
10 ans et +
39-45 K€ et plus
Et après ? Un assistant administratif qui prend le poste d'assistant de direction passe sur une autre grille, à partir de 37-47 K€ de fixe à Paris entre trois et cinq ans. Voir le baromètre des salaires
Ces montants varient selon l'effectif de l'employeur, sa convention, le niveau d'études du candidat et le nombre de tâches confiées. Un assistant de gestion qui tient aussi la comptabilité d'une PME se situe en haut de la fourchette.
Paris et régions
En province, le fixe recule de 10 à 15 % par rapport à la capitale, et d'environ 10 % sur Lyon. Les postes 100 % à distance sont peu nombreux, puisqu'il reste du papier à traiter. Ils se paient environ 8 % sous Paris.
| Niveau | Paris | Hors Paris |
|---|---|---|
| Junior (0-2 ans) | 24-31 K€ | Du SMIC à 28 K€ |
| Confirmé (3-5 ans) | 28-35 K€ | 24-32 K€ |
| Senior (6-10 ans) | 34-38 K€ | 29-34 K€ |
| Expert (10 ans et +) | 39-45 K€ et plus | 33-41 K€ et plus |
Junior (0-2 ans)
- Paris
- 24-31 K€
- Hors Paris
- Du SMIC à 28 K€
Confirmé (3-5 ans)
- Paris
- 28-35 K€
- Hors Paris
- 24-32 K€
Senior (6-10 ans)
- Paris
- 34-38 K€
- Hors Paris
- 29-34 K€
Expert (10 ans et +)
- Paris
- 39-45 K€ et plus
- Hors Paris
- 33-41 K€ et plus
En région, le bas de la grille rejoint le SMIC, revalorisé au 1er juin 2026 à 1 867,02 € brut mensuels pour un temps plein. Cela fait environ 22,4 K€ sur l'année. Aucun employeur ne peut descendre en dessous.
Le recoupement avec Glassdoor
Les assistantes administratives parisiennes inscrites sur Glassdoor indiquent un fixe de 25 à 35 K€, pour une moyenne de 30 K€. Cela correspond à nos paliers Junior et Confirmé, où se trouvent la majorité des postes ouverts.
Primes et avantages
Notre baromètre ne relève aucun variable pour ce métier. Suivant l'accord de branche applicable, l'assistant perçoit parfois un 13e mois, une prime d'ancienneté ou de l'intéressement. Ces éléments pèsent dans la comparaison de deux offres au même fixe.
Sources : grille du baromètre des salaires Lity ; fixes relevés sur Glassdoor (assistante administrative, Paris) le 26 octobre 2026 ; SMIC sur service-public.gouv.fr.
Comment devenir assistant administratif
Les formations
La fiche ROME indique un accès du bac au bac+2 en secrétariat ou en bureautique. Les parcours que nous voyons le plus souvent :
- Bac pro AGOrA (assistance à la gestion des organisations et de leurs activités), pour entrer tôt dans le métier.
- Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative, de niveau bac, créé en 2025 par le ministère du Travail. Il mène aux postes d'assistant et de secrétaire administratif.
- BTS Support à l'action managériale (SAM), plutôt tourné vers l'assistanat d'un service ou d'un dirigeant.
- BTS Gestion de la PME (GPME), la voie de l'assistant de gestion polyvalent dans une entreprise de 5 à 50 salariés.
L'alternance, le meilleur accélérateur
Sur nos recrutements, les candidats passés par l'alternance trouvent un poste plus vite. Ils arrivent avec deux ans de pratique d'un logiciel de facturation et d'un vrai volume de dossiers.
La reconversion
Le métier accueille beaucoup de reconversions : anciens vendeurs, hôtes d'accueil, employés de banque ou de la logistique. Un titre professionnel en quelques mois suffit souvent pour un premier poste, à condition de travailler Excel sérieusement.
Évolutions de carrière
| Voie | Postes | Fixe à Paris |
|---|---|---|
| Direction | Assistant de direction, Executive Assistant | 37-47 K€ entre trois et cinq ans |
| Organisation | Office manager en startup ou en PME | 35-45 K€ entre trois et cinq ans |
| Spécialisation RH | Assistant RH, puis gestionnaire paie | 31-38 K€ entre trois et cinq ans |
| Spécialisation commerciale | Assistant commercial, assistant ADV | 30-37 K€ entre trois et cinq ans |
| Comptabilité | Comptable après un BTS CG ou un DCG | 37-43 K€ en début de carrière |
Direction
- Postes
- Assistant de direction, Executive Assistant
- Fixe à Paris
- 37-47 K€ entre trois et cinq ans
Organisation
- Postes
- Office manager en startup ou en PME
- Fixe à Paris
- 35-45 K€ entre trois et cinq ans
Spécialisation RH
- Postes
- Assistant RH, puis gestionnaire paie
- Fixe à Paris
- 31-38 K€ entre trois et cinq ans
Spécialisation commerciale
- Postes
- Assistant commercial, assistant ADV
- Fixe à Paris
- 30-37 K€ entre trois et cinq ans
Comptabilité
- Postes
- Comptable après un BTS CG ou un DCG
- Fixe à Paris
- 37-43 K€ en début de carrière
La suite la plus courante, chez nos candidats, est l'assistanat de direction auprès d'un dirigeant. D'autres se spécialisent : en RH comme assistant RH, dans les ventes comme assistant commercial. Ceux qui aiment les chiffres reprennent une formation pour devenir comptable.
Assistant administratif, assistant de direction ou office manager ?
Ces trois postes se croisent dans les PME et les offres d'emploi les mélangent souvent. Voici ce qui les sépare.
| Critère | Assistant administratif | Assistant de direction | Office manager |
|---|---|---|---|
| Pour qui il travaille | Une équipe ou toute la PME | Un dirigeant ou un comité | Toute l'entreprise et ses locaux |
| Cœur du poste | Dossiers, saisie, factures, archives | Agenda, déplacements, réunions, confidentialité | Locaux, fournisseurs, arrivées et vie d'équipe |
| Où on le trouve | PME, groupes, cabinets | ETI, groupes, scale-ups | Startups et PME de services |
| Fixe à Paris, 3-5 ans | 28-35 K€ | 37-47 K€ | 35-45 K€ |
Pour qui il travaille
- Assistant administratif
- Une équipe ou toute la PME
- Assistant de direction
- Un dirigeant ou un comité
- Office manager
- Toute l'entreprise et ses locaux
Cœur du poste
- Assistant administratif
- Dossiers, saisie, factures, archives
- Assistant de direction
- Agenda, déplacements, réunions, confidentialité
- Office manager
- Locaux, fournisseurs, arrivées et vie d'équipe
Où on le trouve
- Assistant administratif
- PME, groupes, cabinets
- Assistant de direction
- ETI, groupes, scale-ups
- Office manager
- Startups et PME de services
Fixe à Paris, 3-5 ans
- Assistant administratif
- 28-35 K€
- Assistant de direction
- 37-47 K€
- Office manager
- 35-45 K€
L'assistant administratif tient les dossiers. L'assistant de direction protège le temps d'un dirigeant. L'office manager fait tourner le lieu de travail. Quand l'accueil des visiteurs et le standard prennent la moitié du temps, le poste se rapproche de celui d'agent d'accueil.
Les outils d'un assistant administratif
La base reste la suite bureautique : Excel ou Google Sheets, Word, Outlook ou Gmail. Viennent ensuite le logiciel de gestion de l'entreprise, souvent Sage ou EBP en PME, plus rarement un ERP dans un groupe.
Pour la facturation, les PME récentes passent par Pennylane ou Axonaut, reliés à une plateforme agréée. La signature électronique se fait avec Yousign ou Docusign. Les documents vivent dans une GED, sur SharePoint ou Google Drive.
Microsoft ExcelTableaux de suivi, relances, extractions
Microsoft OutlookCourriels et agendas partagés
Sage 100Devis, factures, saisie
EBPGestion commerciale en PME
PennylaneFactures et pièces comptables
YousignContrats et devis signés
